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【其他】新冠肺炎疫情防控工作中,如何做好档案资料管理

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新冠肺炎疫情防控工作中,如何做好档案资料管理


原创 秘书工作  318


习近平总书记强调:“各项事业得以发展,都离不开档案。”在新冠肺炎疫情防控工作过程中形成的各种门类与载体的文件材料和数据等,蕴含着大量的经验、知识和教训,对今后研究应对重大疫情和突发事件具有重要参考价值。因此,在打好抗击新冠肺炎疫情阻击战的同时,档案部门也要积极作为,做好疫情防控档案资料管理。

疫情防控工作档案资料管理的复杂性

第一,档案资料的形成具有偶然性与随机性。疫情防控工作档案资料主要来源于疫情防控工作的方方面面,且随着疫情的发展变化而变化,疫情的突发性和变化的不确定性导致防控工作存在被动性与随机性,这必然影响档案资料的形成过程。

第二,档案资料来源广泛且分散。疫情防控工作涉及的领域和机构之多、范围之广、影响之深均前所未有。因此,其档案资料的来源也非常广泛分散,既有官方的抗疫文件资料,又有非官方的抗疫纪实。这些档案资料分散在社会各个领域和机构之中。

第三,档案资料类型多样、结构复杂、数量庞大。疫情防控工作是一项系统工程,相关部门和社会主体参与度高,各项工作相互交叉,使得档案资料的形成渠道多、类型繁多。主要包括综合类、医疗救治类、督查类、信息咨询类、疫情类、物资保障类、国内外合作交流类、新闻宣传类等,既有结构化的文件资料和数据,又有非结构化的信息和数据,既有纸质文件,又有电子文件,数量十分庞大。

第四,档案资料的收集和管理难度大。一方面,新冠肺炎是一种传染性极强的疾病,除医务人员外,其他人员一般难以进入病区一线,给档案资料收集整理带来难度;另一方面,在疫情防控工作中,各地区、各部门都处于高度忙碌和紧张状态,加之没有事先明确疫情防控工作中档案资料收集管理范围、层级管理制度、移交管理制度等,档案资料收集整理工作易被忽视,收集整理很难齐全。

第五,档案资料的现实利用率高。当前,各级党委和政府正在全力做好疫情防控工作、专家团队正在进行新型冠状病毒的相关问题研究,需要不时查看疫情防控工作的相关档案资料,不便于档案资料及时收集、整理与归档。

做好疫情防控工作档案资料管理的思考

其一,尽快谋划疫情防控档案资料管理工作全局。建议国家档案行政管理部门会同国家相关疫情防控部门,加快制定关于疫情防控工作档案资料管理方面的意见,重点明确全国各地区、各部门、各行业和各级疫情防控工作机构管理疫情防控工作档案资料的职责与要求,鼓励、支持和规范社会力量参与疫情防控工作档案的收集与整理,确定疫情防控工作档案资料收集管理的范围、内容、标准等,明确不同来源、不同类型、不同载体、不同形式、不同格式疫情防控工作档案资料的管理方式与方法,明确疫情防控工作档案资料收集管理的保障措施,争取做到疫情防控工作与舆情防控工作档案资料管理相协调,保证这些珍贵档案资料能够得到及时、全面、高效的管理。

其二,积极主动参与抗击疫情工作档案资料全程管理。各地区档案机构应积极组织力量参与抗击疫情工作的档案资料管理,确保疫情防控工作做到什么程度,档案工作就跟进到什么程度。可以采取线上和线下两种方式,按照应收尽收的原则和规范化管理的要求,协助、指导疫情应对部门、临时成立的组织机构和疫情防控工作人员做好疫情防控工作档案资料的收集、整理、归档等工作。一方面,注意及时收集记录反映疫情防控工作全过程的档案资料(包括实物档案),以防止相关档案资料的流失;另一方面,按照相关标准管好档案,为将来实现档案资源的共享利用提供便利。

其三,加强对疫情防控工作中业务档案资料的收集与管理。此次疫情防控工作是新时代首次针对重大突发公共卫生事件采取联防联控和群防群治的重要实践,其间形成了大量业务档案资料,主要包括科研攻关的过程记录和实验数据,新闻媒体在直播、采访过程中的纪实资料,党员干部在疫情防控中形成的工作笔记、总结与汇报等。这些业务档案资料生动记录着全社会众志成城抗击疫情的真实情况,是抗击疫情的重要组成部分,应该得到应有的管理。

其四,重视和加强抗击疫情工作中媒体信息的收集与管理。政府部门和广大群众通过广播、电视、新闻客户端、政府网站、微信、微博等关注疫情发展态势。前者通过以上渠道发布疫情信息,开展疫情防控宣传教育、心理疏导、辟谣;后者通过以上渠道关注和讨论疫情发展。一时间,网络成为发布疫情信息和讨论疫情进展的主阵地,社会各界对疫情的关注与讨论产生了海量的信息。这些信息包括文字、图片、视频、音频等,集中反映了人民群众抗击疫情的经历体会以及对各级政府部门应对疫情措施的态度,体现了社会舆论的发展态势,也是疫情防控工作的重要组成部分。档案部门应与相关部门密切合作,对有价值的媒体档案与网页信息进行收集管理。

其五,充分发挥档案部门的专业优势,为疫情防控做好服务工作。疫情档案中保存了许多关于危机应对的历史数据和信息,档案部门要加强对这些数据和信息的挖掘分析工作,摘编集中反映各地历史上疫情防治工作中形成的有关文件资料、政策规定、组织协调与社会动员情况、采取的措施及效果、成功的经验及失败教训等,及时提供给政府有关领导、指挥决策部门作参考。